Efficiënt vergaderen

Hoe zorg je voor een optimaal beheer van je vergaderruimtes en hoe zorg je voor efficiënte en dynamische meetings? Door aandacht te schenken aan de vergadercultuur in je bedrijf en medewerkers te sensibiliseren ben je al goed op weg. Door daarnaast ook de juiste digitale technologieën in te zetten, optimaliseer je in no-time je vergadercultuur, roombooking en ruimtebeheer.

Intuïtief presentatiesysteem

Een efficiënte vergadering valt of staat met een gebruiksvriendelijk en goed werkend presentatiesysteem. Want toegegeven: niets is zo vervelend als worstelen met technische issues tijdens je presentatie, toch?

Door één intuïtief presentatiescherm te kiezen voor al je vergaderzalen, zijn medewerkers snel vertrouwd met de werking ervan. Kortom: kies een kwalitatief presentatiesysteem en ga voor efficiënte, interactieve meetings waarbij iedereen betrokken is én blijft.

Digitaal presentatiescherm

Naast een flawless presentatiesysteem, verdient ook je presentatiescherm de nodige aandacht. Hierbij maakt een traditioneel projectiescherm met beamer steeds vaker plaats voor een digitaal presentatiescherm. Een digitaal scherm, geeft niet alleen een moderne uitstraling aan je vergaderzaal, maar garandeert ook een optimale leesbaarheid van je presentatie.

En er is méér! Door je presentatiescherm ook als extra communicatiekanaal in te zetten, heb je meteen een extra troef in handen. Heet bezoekers en klanten welkom met een gepersonaliseerde boodschap of zet bepaalde berichten van je bedrijf in de kijker. Meer inspiratie? Lees zeker ook even onze blog: ‘Gebruik het scherm in je vergaderzaal optimaal en verrijk de customer journey’.

Videoconferencing

Videoconferencing vormt vandaag hét perfecte alternatief voor de ‘klassieke vergadering’. Tools als Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams en Skype zijn dagelijkse kost. Maar ook na Corona zullen videomeetings een populair alternatief blijven om tijd te winnen en verplaatsingen te beperken. Een professioneel videoconferencing systeem is daarom een prima investering op lange termijn.

Kwalitatieve hardware

Beeld en geluid

Een goede videoconferentie staat of valt met kwalitatieve hardware. In de eerste plaats is een stabiele audiokwaliteit essentieel voor een professionele teleconferentie. Beperk onnodige stoorzenders zoals echo’s, ruis en omgevingsgeluiden tot een minimum en verhoog het concentratieniveau tijdens de meeting. Efficiënt vergaderen, check!

Daarnaast wint ook een onberispelijke beeldkwaliteit aan belang. Want, hoe beter de beeldkwaliteit, hoe beter je een face-to-face contact evenaart, wat op zijn beurt meer vertrouwen creëert. En mooi meegenomen: door in te zetten op kwalitatieve hardware, zullen prospecten en klanten je producten en diensten ook als kwalitatief inschatten. Win-win.

Gebruiksgemak

Intuïtief en uniform

Ook hier geldt: kies één uniform en gebruiksvriendelijk systeem voor heel je organisatie. Door in te zetten op éénzelde systeem voor je videovergaderingen, is de bediening voor het opstarten van de videoconferentie overal hetzelfde. Deze uniformiteit maakt medewerkers snel vertrouwd met de werking waardoor ze ook sneller geneigd zijn om een videoconferentie te starten.

Let wel: size does matter! Zo volstaat het om in een Huddle room één microfoon te plaatsen, terwijl een grote Board room al snel meerdere microfoons én een andere camera vereist. Met een uitbreidbaar (modulair) basissysteem stel je de ideale compositie samen voor élke vergaderzaal en dit zonder in te boeten op gebruiksgemak!

TIP

Goed begonnen...

... is half gewonnen. Dit geldt zeker bij de keuze van een videoconferentiesysteem. Door op voorhand alle facetten en doelstellingen per meeting room in kaart te brengen, leg je een goede basis waarop je achteraf steeds kan verderbouwen en uitbreidingen mogelijk zijn.

Roombooking voor optimaal ruimtebeheer

De zoektocht naar een vrije meeting room, meetings die niet doorgaan of meetings die vroeger gedaan zijn maar waarbij de meeting room niet werd vrijgegeven, … Een optimaal ruimtebeheer blijft voor heel wat bedrijven een heuse uitdaging.

Het sensibiliseren van medewerkers hierrond is alvast een stap in de goede richting. Daarnaast draagt ook technologie bij een optimale vergadercultuur. Meeting room displays of kleine schermpjes aan de ingang van je vergaderzaal, zijn bijvoorbeeld een prima hulpmiddel!

De meeting room displays geven niet alleen de bezetting van de vergaderzaal weer, ze zijn ook perfect te gebruiken als reserveringssysteem om de meeting room te boeken.

De interactieve schermpjes zijn gekoppeld aan het agendasysteem. Een check-in via het scherm is vereist om de vergaderzaal ook effectief als ‘bezet’ weer te geven in de agenda’s. Volgt er geen ‘check-in’, dan wordt de ruimte automatisch opnieuw vrijgegeven en kan deze door andere collega’s geboekt worden. Is de meeting vroeger gedaan? Ook dan kan je de ruimte eenvoudig via het scherm opnieuw vrijgeven.

Efficiënte vergadercultuur organiseren?

Staat efficiënt vergaderen ook bij jou hoog op de agenda en ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Laat je gegevens achter via onderstaand formulier en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op!