Comment organiser la vidéoconférence parfaite ?

En raison du coronavirus, le télétravail est devenu la norme et le nombre de vidéoconférences a soudain énormément augmenté. Mais même après la crise, les vidéoconférences resteront une solution populaire pour gagner du temps et limiter les déplacements. Un système de vidéoconférence qui fonctionne bien n'est dès lors pas un luxe superflu. Si vous adoptez la bonne approche, vous organisez une vidéoconférence de qualité supérieure, que ce soit au bureau ou à la maison. Voici les principaux éléments pour réussir votre vidéoconférence.

Réfléchissez bien si vous souhaitez lancer une vidéoconférence au niveau de votre entreprise ou organisation et que vous voulez investir. Nous distinguons trois éléments qui requièrent l'attention nécessaire afin de garantir le succès de la vidéoconférence :

1. Salle de réunion

Acoustique

Lorsque vous choisissez et aménagez la salle de réunion, tenez compte de l'acoustique. Utilisez des matériaux acoustiques pour les revêtements des murs et plafonds afin d'éviter toute résonance inopportune. En outre, assurez-vous que le son ne soit pas transmis dans toute votre entreprise. 

Éclairage

Ensuite, l'éclairage de la pièce est crucial pour garantir une image optimale. Évitez la lumière trop directe et les sols et tables réfléchissants ou les murs en verre. Ils ne sont pas idéaux pour la qualité de l'image et du son. 

Présence de chacun à l'écran

Une table rectangulaire n'est pas idéale pour que tout le monde apparaisse bien à l'écran. Les tables ovoïdes ou ovales conviennent mieux.

Arrière-plan

Choisissez une salle de réunion dans des tons sobres. Sélectionnez des couleurs neutres et évitez les arrière-plans criards. Un arrière-plan chargé distrait non seulement les participants, mais empêche également la caméra de faire la mise au point.

Absence de perturbateurs

Quoi de plus ennuyeux qu'une vidéoconférence perturbée par des externes ? Placez un écran de réservation à l'entrée de la salle de réunion pour que tout le monde puisse voir d'un coup d'œil si elle est occupée ou non :

2. Installation de vidéoconférence

Choisissez une installation simple et très conviviale. Sélectionnez un système et déployez-le dans toute l'organisation. Vos collaborateurs se familiariseront rapidement avec son fonctionnement, ce qui favorisera son utilisation réelle.

Lorsque vous choisissez votre système, il est essentiel d'opter pour une bonne qualité d'image et de son, mais la largeur de bande et la stabilité de votre réseau sont également cruciales. Que ce soit avec ou sans fil, vous devez disposer d'une capacité de données suffisante. Si la bande passante est insuffisante, vous risquez de perdre constamment l'image et le son, malgré la qualité du matériel.

3. Connaissances et compétences des utilisateurs

Last but not least : l'efficacité de votre système dépend de la motivation et des compétences de vos collaborateurs. Organisez des formations afin qu'ils aient la possibilité de se familiariser avec le système et ses avantages. Communiquez des trucs et astuces sur les écrans de vos salles de réunion et fournissez le support nécessaire en cas de questions. Lorsque vos collaborateurs seront familiarisés avec la vidéoconférence, ils seront rapidement convaincus de ses nombreux avantages et réaliseront qu'elle n'est vraiment pas difficile à organiser.

Et les télétravailleurs ?

Le télétravail et les vidéoconférences vont de pair. Il n'est pourtant pas toujours facile d'organiser une vidéoconférence professionnelle depuis son domicile. 

Les fonctions standard des ordinateurs portables ne suffisent souvent pas à assurer une bonne qualité. Nous vous conseillons dès lors d'investir dans un bon casque réducteur de bruit. Ce microphone capte uniquement votre voix et aucun bruit ambiant. Vous évitez ainsi les échos et bruits gênants et pouvez vous concentrer à 100 % sur votre conférence. Si vous utilisez également une webcam séparée, vous augmentez la qualité de l'image pendant la vidéoconférence et créez immédiatement une réunion professionnelle.

Vous avez besoin d'aide pour aménager votre salle de réunion ou de conseils pour choisir un bon système de vidéoconférence ? Nous sommes à votre service ! Prenez contact avec moi : wdebal@dobit.com.