Hoe zorg je voor de perfecte videovergadering?

Door corona werd thuiswerk de norm en kende het aantal videoconferenties plots een enorme boost. Maar ook na corona zullen videomeetings een populair alternatief blijven om tijd te winnen en verplaatsingen te beperken. Een goed werkend videoconferentiesysteem is daarom vandaag geen overbodige luxe. Met de juiste aanpak til je jouw videoconferentie - op kantoor of van thuis uit - naar een hoger niveau. Wij zetten graag de belangrijkste elementen op een rij voor een geslaagde videomeeting.

Wanneer je videoconferencing op bedrijfs- of organisatieniveau wilt invoeren én hierin wilt investeren, ga je best doordacht te werk. We onderscheiden drie onderdelen die de nodige aandacht vereisen om tot een succesvolle videovergadering te komen:

1. De vergaderruimte

Akoestiek

Eerst en vooral: hou bij de keuze en inrichting van de vergaderruimte rekening met de akoestiek. Gebruik akoestische materialen voor de muur- en plafondbekleding om vervelende galm te voorkomen. Zorg er daarnaast voor dat het geluid niet doorheen je volledige bedrijf gaat. 

Belichting

Ten tweede is de belichting in de ruimte cruciaal voor een optimale beeldvorming. Vermijd te veel direct licht en ook een reflecterende vloer en tafel of glazen wanden, zijn niet optimaal voor de beeldkwaliteit en het geluid. 

Iedereen in beeld

Een rechthoekige tafel is niet ideaal om iedereen goed in beeld te krijgen. Een tafel in druppelvorm of een ovale tafel zijn beter geschikt.

Achtergrond

Hou het kleurenpallet van de vergaderruimte sober. Selecteer neutrale kleuren en vermijd schreeuwerige achtergronden. Een drukke achtergrond is niet alleen afleidend, maar verhindert ook de camera om scherp te stellen.

Vermijd stoorzenders

Niets is zo vervelend als een videovergadering die door externen wordt verstoord. Door roombooking schermpjes aan de inkom van je vergaderruimtes te plaatsen ziet iedereen in één oogopslag of de vergaderruimte al dan niet bezet is:

2. Videoconferencing installatie

Vaak schakelen medewerkers noodgedwongen de IT dienst in om de videoconferentie te starten en zien we nog heel wat verschillende systemen opduiken in vergaderzalen binnen één bedrijf.

Kies voor een eenvoudige installatie die uitblinkt in gebruiksgemak. Door één systeem te selecteren en dit doorheen heel de organisatie door te trekken, zijn je medewerkers snel vertrouwd  met de werking ervan en verlaag je de drempel om het systeem daadwerkelijk te gebruiken. Tip: zet ook het presentatiescherm van je vergaderzaal in om via een eenvoudige animatie of tekening het gebruik van het systeem toe te lichten. 

Bij de selectie van je systeem is een goede beeld- en geluidskwaliteit doorslaggevend, maar ook de bandbreedte en stabiliteit van je netwerk zijn cruciaal. Zowel wireless als met bekabeling heb je nood aan voldoende datacapaciteit. Bij onvoldoende bandbreedte riskeer je dat beeld en geluid - ondanks kwalitatieve hardware - voortdurend wegvallen.

3. Kennis en vaardigheden van de gebruikers

Last but not least: je systeem is maar zo sterk als de motivatie en vaardigheden van je medewerkers. Organiseer trainingsessies zodat je medewerkers de kans krijgen om met het systeem en de voordelen kennis te maken. Communiceer tips en tricks over hoe je de setup gebruikt op je presentatiescherm en voorzie de nodige support voor vragen. Wanneer je medewerkers vertrouwd zijn met videovergaderen zullen ze snel overtuigd zijn van de talrijke voordelen en inzien dat dit echt niet moeilijk is om te organiseren.

En wat met thuiswerkers?

Telewerken en videovergaderen gaan hand in hand. Toch is het niet altijd eenvoudig om ook van thuis uit een professionele videovergadering te organiseren. 

De standaardmogelijkheden die geïntegreerd zijn in een laptop, voldoen vaak niet om een goede kwaliteit van je videoconferentie te verzekeren. Een investering in een kwalitatieve headset met noice-cancelling is daarom aan te raden. Deze microfoon vangt uitsluitend je stem op en capteert geen omgevingsgeluiden. Zo vermijd je echo’s en vervelende ruis en blijft de focus 100% op jouw verhaal. Door daarnaast ook een losstaande webcam in te zetten, verhoog je de beeldkwaliteit tijdens de videocall en zorg je meteen voor een professionele uitstraling.

Heb je hulp nodig bij het inrichten van je vergaderruimte of zoek je advies bij de selectie van een goed werkend videoconferentiesysteem? Ik help je graag verder. Contacteer mij via wdebal@dobit.com.