Six conseils pour optimiser votre salle de réunion

Une salle de réunion bien conçue renforce la convivialité, accroît la productivité et enrichit l’Employee Journey et le Visitor Journey de votre entreprise. Dans ce blog, nous vous donnons six conseils pour optimiser l’aménagement de votre salle de réunion et examinons les technologies qui contribuent à une culture de réunion efficace.

Lors de l'aménagement d'une salle de réunion, il convient, dans un premier temps, de réfléchir à la fonction de la salle. Quelles réunions y sont organisées ? La salle de réunion sert-elle principalement à des réunions formelles ou plutôt à des séances de brainstorming créatif ? La fonction de la salle de réunion est un bon point de départ pour déterminer la configuration la mieux adaptée (ouverte ou fermée), le type de mobilier dont vous avez besoin et les technologies à y déployer.

Aujourd’hui, une salle de réunion doit satisfaire à de nombreuses conditions pour répondre aux besoins du nouveau monde du travail. Outre les incontournables systèmes de vidéoconférence de qualité et système de présentation intuitif, vous devrez désormais aussi penser à la gestion efficace des salles et prévoir des écrans de réservation de salle.

Voici un aperçu de quelques-unes des technologies indispensables dans votre salle de réunion :

Système de présentation : écran de présentation numérique

Pour que vos réunions soient efficaces, vous devez disposer d'un système de présentation intuitif et performant. Un système de qualité augmentera non seulement l'efficacité, mais stimulera également la créativité, le dynamisme et l'interactivité de votre réunion.

De nombreuses entreprises optent pour un écran de présentation numérique. Celui-ci garantit la lisibilité de votre présentation à tout moment et confère immédiatement à votre salle de réunion un aspect moderne et professionnel ;-). Autre avantage d'un écran de présentation numérique : lorsqu’il n'est pas utilisé, il peut servir à communiquer des messages dynamiques à vos collaborateurs, visiteurs ou clients. Vous pouvez y diffuser des messages mettant en valeur la culture de votre entreprise, mais aussi des informations pratiques telles que le mot de passe du Wi-Fi ou des explications sur l'utilisation du système de vidéoconférence.

Enfin, autre élément important : optez pour un système plug & play afin que tout le monde puisse l’utiliser directement. La culture BYOD a le vent en poupe et tout le monde s'attend donc à bénéficier d'une intégration fluide avec son ordinateur portable, sa tablette ou son smartphone !

Système de vidéoconférence

Un système de vidéoconférence intuitif et performant au bureau et dans les salles de réunion est aujourd'hui indispensable. Nous recommandons ici de choisir un système unique et de le mettre en œuvre dans l'ensemble de votre organisation. En procédant de la sorte, vos collaborateurs se familiariseront rapidement avec son fonctionnement, ce qui favorisera son utilisation.

D'autres paramètres importants dans le choix d'un bon système de vidéoconférence sont la qualité de l'image et du son, un réseau stable et une bande passante suffisante. 

^{Oleon opte pour le système de vidéoconférence de Logitech combiné au contrôleur Logitech Tap}

Écrans de réservation de salle

Recherche de salle de réunion disponible ou salles non libérées après l’annulation d’une réunion : il n’est pas toujours évident de gérer l’espace de façon optimale. Ici aussi, la technologie apporte une solution.

Les écrans de réservation de salle sont des écrans compacts placés à l'entrée de votre salle de réunion qui indiquent en un coup d'œil l'occupation de la journée. La salle de réunion est occupée ? L'écran devient alors rouge et vous évitez les dérangements inutiles.

Les écrans de réservation de salle sont reliés au système de calendrier qui requiert l'enregistrement des collaborateurs au début de la réunion. Il n'y a pas d'enregistrement ? L'espace est alors automatiquement libéré dans le calendrier et est à nouveau disponible pour une autre réunion !

^{Etex mise sur des écrans de roombooking à l'entrée de chaque salle de réunion pour une gestion optimale des salles.}

Comme tous les autres espaces de votre bureau, votre salle de réunion doit également refléter l'identité de votre marque. En effet, en exprimant l’identité de votre marque à travers l’aménagement de votre salle de réunion, vous montrez immédiatement aux collaborateurs et clients (potentiels) ce que représente votre entreprise. En d'autres termes, un bon office branding est indispensable pour immerger les collaborateurs, les visiteurs et les clients dans votre culture d'entreprise. En bref : veillez à ce que l’aménagement de votre salle de réunion soit en parfaite adéquation avec l'identité de votre entreprise. C'est ainsi que vous ferez la différence !

Conseil : pour ce faire, utilisez aussi l'écran de présentation dans la salle de réunion comme outil de communication (interne), voir également ci-dessus.

Une règle de base : prévoyez minimum 2 m2 par participant. Les salles de réunion de 4 m2 sont parfaites pour les entretiens individuels. Demandez-vous aussi si vous préférez une salle de réunion fermée ou ouverte et quel est l’objectif de la salle de réunion (voir également le conseil no 1).

^{Choisissez la meilleure configuration et les meilleures technologies en fonction de l'objectif de votre salle de réunion et du nombre de participants. Source photo : Logitech}

Lors d’une réunion, le confort est important. Vous devez dès lors accorder suffisamment d’attention au choix des chaises et tables adéquates. Investissez dans des chaises de bureau et de réunion durables et ergonomiques. Leur prix sera probablement un peu plus élevé, mais ces modèles durables vous accompagneront plus longtemps et à terme, vous économiserez de l’argent.

Réfléchissez aussi à la forme de la table. Par exemple, dans une salle de réunion qui accueille de nombreuses vidéoconférences, il est recommandé de choisir une table ovale ou en forme de goutte pour que tout le monde soit toujours clairement visible à l’écran.

Rien n’est plus dérangeant qu'une vidéoconférence avec une mauvaise qualité sonore. Si la qualité du son dépend majoritairement de la qualité du diffuseur, l’acoustique de la salle de réunion joue elle aussi un rôle important.

Pour capter le son de manière optimale, il est conseillé d’utiliser des dispositifs insonorisants comme des boules en mousse et des panneaux de plafond acoustiques, ainsi qu’un revêtement de sol adapté.

^{Le bon revêtement de sol et de plafond fait des merveilles et contribue également à l'identité de votre marque. Source photo : Rockfon}

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