Trois outils indispensables pour une salle de réunion à l’épreuve du temps

La pandémie de COVID-19 a suscité de profonds changements dans le monde professionnel. Le télétravail est devenu la nouvelle norme, et le nombre de vidéoconférences a explosé. Garantir une collaboration à distance efficace est désormais une priorité. Mais en tant qu’entreprise, comment pouvez-vous faire face à cette nouvelle réalité, et à quelles exigences les salles de réunion doivent-elles répondre aujourd’hui ?

Toute salle de réunion qui se veut à l’épreuve du temps se doit de disposer d’un système de téléconférence efficace. Nous avons également sélectionné deux autres technologies que nous pensons indispensables.

1. Un système de vidéoconférence de haute qualité

La crise du coronavirus a entraîné un essor sans précédent de la vidéoconférence en obligeant soudainement les entreprises à recourir à ce type de collaboration. Aujourd’hui, plusieurs mois plus tard, nombreuses sont les entreprises qui adoptent ce nouveau mode de travail et qui en voient les avantages : réduction des temps et des coûts de déplacement, augmentation de l’efficacité, et contribution immédiate à la préservation de l’environnement. Disposer d’un système de vidéoconférence efficace ne présente pas seulement des avantages à court terme, c’est également un excellent investissement à long terme.

Je présente dans l’article « Comment organiser la vidéoconférence parfaite » de mon blog quelques conseils pour une organisation réussie.

2. Un système de présentation intuitif

La mentalité BYOD règne en maître. Chacun dispose de son propre ordinateur portable, tablette ou smartphone, et s’attend à ce que celui-ci puisse se connecter aisément au système de présentation. En optant pour un système de présentation convivial et intuitif, et en le déployant dans toute l’organisation, vous permettrez à vos collaborateurs de se familiariser rapidement avec son fonctionnement, ce qui augmentera l’efficacité et stimulera l’interactivité et l’implication. Un système plug & play permet à chacun de se mettre immédiatement au travail sans avoir besoin de l’aide du service technique ;-).

Nous constatons par ailleurs que l’écran traditionnel et le projecteur font de plus en plus place à un écran de présentation numérique. Un écran numérique garantit la lisibilité de votre présentation et confère à votre salle de réunion un look des plus modernes. Il offre en outre des possibilités supplémentaires de communication dynamique avec le client, le visiteur ou le collaborateur. Consultez cet article de blog pour en savoir plus : « Utilisez l’écran de votre salle de réunion de manière optimale et enrichissez le “customer journey ».

3. Un tableau de présentation numérique

Bien que les tableaux de présentation traditionnels aient leur charme, la version numérique offre beaucoup plus d’avantages. Grâce à un tableau de présentation numérique (digibord, smartboard ou encore tableau numérique) comme le Samsung Flip, vous présentez en un tour de main votre document ou présentation numérique, et vous pouvez même ajouter des annotations en cours de route. Surligner, écrire, dessiner… enregistrer le tout et l’envoyer à tous les participants : tout est possible.

Un tableau de présentation numérique n’améliore pas seulement l’image de votre salle de réunion, mais stimule également l’implication et la créativité des participants, par exemple lors d’un brainstorming.

Pour obtenir de plus amples informations sur les possibilités pour votre salle de réunion, contactez-moi à l’adresse : wdebal@dobit.com.