Een efficiënte vergadering staat of valt bij een gebruiksvriendelijk en presentatiesysteem dat feilloos werkt. Want toegegeven: niets zo vervelend als worstelen met technische issues tijdens je presentatie, toch? Kies daarom voor één uniform presentatiesysteem voor al je vergaderzalen. Zo zijn medewerkers snel vertrouwd met de werking ervan én blijven technische hiccups beperkt tot het minimum. Jouw IT-collega’s zijn je alvast dankbaar ;-)!
Efficiënt vergaderen
De juiste presentatiesystemen en technologie voor elke vergaderzaal
Thuis werken of op kantoor? Het hybride werken is een blijvende trend en vraagt om een nieuwe manier van samenwerken. Door te investeren in een kwalitatief videoconferentiesysteem en moderne vergadertechnologie behoud jij de dynamiek in meetings en stimuleer je de betrokkenheid van medewerkers, ongeacht hun locatie.
Presentatiesysteem: de basis van elke efficiënte vergadering
Eén systeem voor alle vergaderzalen
Digitaal presentatiescherm
Bij een kwalitatief presentatiesysteem, hoort een kwalitatief presentatiescherm. Waar vroeger een traditioneel projectiescherm en beamer de standaard waren, is vandaag een modern digitaal presentatiescherm de norm.
Een digitaal presentatiescherm geeft je vergaderzaal een moderne uitstraling en garandeert een optimale leesbaarheid. Bovendien communiceer je via het scherm ook meteen nuttige informatie en dit op een dynamische manier. Denk hierbij aan het het Wifi wachtwoord of instructies over hoe je presenteert via het presentatiesysteem.
Videoconferentie systeem: vergaderen zonder grenzen
Faciliteer het hybride vergaderen
Videoconferencing vormt vandaag hét perfecte alternatief voor de ‘klassieke vergadering’. Tools als Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams en Skype zijn dagelijkse kost en onmisbaar in tijden van het hybride werken. Wil jij de samenwerking bevorderen en efficiënt vergaderen stimuleren? Dan is de investering in een kwalitatief videoconferentie systeem essentieel.
Kwalitatieve luidsprekers en camera
Boost het efficiënt vergaderen met de juiste hardware
Een vlotte videoconferentie staat of valt met kwalitatieve hardware. Een stabiele audiokwaliteit is daarbij essentieel: echo's, ruis en omgevingsgeluiden verstoren de concentratie en het gesprek. Efficiënt vergaderen, check!
Daarnaast wint ook een onberispelijke beeldkwaliteit aan belang. Want, hoe beter de beeldkwaliteit, hoe beter je een face-to-face contact evenaart, wat op zijn beurt meer vertrouwen creëert. En mooi meegenomen: door in te zetten op kwalitatieve hardware, zullen prospecten en klanten je producten en diensten ook als kwalitatief inschatten. Win-win.
Gebruiksgemak en modulariteit
Eén uniform systeem
Kies ook hier voor één uniform systeem doorheen je volledige organisatie. Een consistente bediening verlaagt de drempel om een videovergadering op te starten en vermindert de nood aan technische ondersteuning.
Let wel: size does matter! Een kleine vergaderzaal heeft andere noden dan een grote presentatieruimte. Zo volstaat het om in een Huddle room één microfoon te plaatsen, terwijl een grote Board room al snel meerdere microfoons én een andere camera vereist. Met een uitbreidbaar (modulair) basissysteem kies je eenvoudig de juiste samenstelling voor elke ruimte.
Meeting room displays
Slimmer ruimtebeheer via booking displays
Het vinden van een beschikbare vergaderzaal of gecancelde meetings waarbij de vergaderzaal niet werd vrijgegeven: een optimaal ruimtebeheer is niet altijd evident, maar wél essentieel in het kader van efficiënt vergaderen. Meeting room displays bieden hier een prima hulpmiddel.
Meeting room displays zijn compacte schermen aan de ingang van elke vergaderzaal die in één oogopslag de beschikbaarheid van de meeting room tonen. Is de zaal bezet? Dan kleurt het scherm rood en vermijd je ongewenste onderbrekingen.
De room booking displays zijn gekoppeld aan het agendasysteem en vereisen een check-in bij de start van de meeting. Volgt er geen check-in, dan wordt de ruimte automatisch vrijgegeven in de agenda en is deze opnieuw boekbaar voor een andere meeting. Is de meeting vroeger afgelopen? Dan kan je de ruimte eenvoudig via het scherm opnieuw vrijgeven. Zo is het overzicht altijd up-to-date en vermijd je dat vergaderzalen onnodig geblokkeerd blijven. Optimaal ruimtebeheer? Check!
Klaar voor efficiënt vergaderen?
Staat vergadertechnologie op de agenda en wil je weten wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie? Neem contact op via onderstaand formulier. We helpen je graag verder!
