Efficiënt afspraken- en wachtrijbeheer

Door de implementatie van vier Elo self-service kiosken aan het onthaal, verloopt de bezoekersstroom efficiënt en worden wachttijden aan de loketten tot een minimum beperkt. Bezoekers maken online een afspraak, melden zich aan via de kiosk en krijgen een ticket dat hen naar de juiste wachtzaal leidt.

“Natuurlijk hebben we nog steeds piekmomenten zoals voordien, maar dankzij het afsprakensysteem hebben we veel meer invloed op de bezoekersstromen. Ook behouden onze medewerkers dankzij het achterliggende beheer steeds een goed overzicht over de actuele wachttijden. Dit stelt hen in staat om sneller in te grijpen indien ze merken dat de wachttijden hoog oplopen, door bijvoorbeeld een extra loket te openen”, aldus Kris. “Kortom, het Qmatic systeem vermindert de stress bij onze medewerkers én verhoogt de klanttevredenheid bij onze burgers!”

Naast de self-check-in kiosken, zet het Stadskantoor in op digitale communicatie doorheen het gebouw. Zowel aan het onthaal, als in de diverse wachtzalen communiceert het stadskantoor relevante informatie naar de bezoekers.

Daarnaast zijn de digitale schermen in de wachtzalen gekoppeld aan het ticketingsysteem. Wanneer een medewerker het volgende ticket oproept, verschijnt dit op het scherm en weet de burger in één oogopslag wanneer hij/zij aan de beurt is en aan welk loket hij/zij mag plaatsnemen.