Zes tips voor een optimale inrichting van je vergaderruimte

Een doordacht ingerichte vergaderruimte vergroot het gebruiksgemak van deelnemers, verhoogt de productiviteit én verrijkt de Employee en Visitor Journey van je bedrijf. In deze blog geven we zes tips voor een optimale inrichting van je vergaderruimte en kijken we welke technologieën bijdragen aan een efficiënte vergadercultuur.

Bij het inrichten van een vergaderruimte denk je best eerst na over de functie van de ruimte. Welke meetings worden er gehouden? Dient de vergaderruimte hoofdzakelijk voor formeel overleg of eerder voor creatieve brainstormsessies? De functie van de vergaderruimte is een goed vertrekpunt om te bepalen wat de meest geschikte vergaderopstelling is (open of gesloten), welk type meubilair je nodig hebt en welke technologieën je wil inzetten.

De vergaderzaal van vandaag moet aan tal van voorwaarden voldoen om tegemoet te komen aan de noden van het Nieuwe Werken. Zo is een kwalitatief videoconferencing systeem en een intuïtief presentatiesysteem niet meer weg te denken, maar ook room booking displays zijn vandaag onmisbaar voor een efficiënt ruimtebeheer. 

Hierbij een kort overzicht van enkele technologieën die vandaag de dag niet mogen ontbreken in je vergaderzaal:

Presentatiesysteem: digitaal presentatiescherm

Efficiënt vergaderen valt of staat met een goed werkend en intuïtief presentatiesysteem. Want dankzij een kwalitatief systeem verhoog je niet alleen de efficiëntie, ook stimuleer je de creativiteit, dynamiek en interactiviteit van je meeting.

Veel bedrijven kiezen voor een digitaal presentatiescherm. Niet alleen is de leesbaarheid van je presentatie steeds gegarandeerd, ook krijgt je meeting room meteen een moderne en professionele uitstraling ;-). En, een extra voordeel van een digitaal presentatiescherm: indien het scherm niet gebruikt wordt, kan je via het scherm dynamische berichten communiceren naar je medewerker, bezoeker of klant. Denk hierbij aan berichten om je bedrijfscultuur extra in de kijker te zetten, maar ook praktische informatie zoals het Wifi-wachtwoord of toelichting over het gebruik van het videoconferencing systeem.

Tot slot nog een belangrijk aandachtspunt: ga voor een plug & play systeem zodat iedereen meteen aan de slag kan. De BYOD-mentaliteit is hot en iedereen verwacht dan ook een naadloze integratie met zijn laptop, tablet of smartphone!

Videoconferencing systeem

Een goed werkend en intuïtief videoconferencing systeem op kantoor en in vergaderruimtes is vandaag onmisbaar. Hierbij raden we aan om één systeem te selecteren en dit te implementeren doorheen heel je organisatie. Op deze manier zijn alle medewerkers snel vertrouwd met de werking ervan en verlaag je de drempel om het videoconferencing systeem te gebruiken.

Andere belangrijke parameters bij de keuze van een goed videoconferencing systeem zijn beeld- en geluidskwaliteit, een stabiel netwerk en voldoende bandbreedte.  

^{Oleon kiest voor het videoconferencing systeem van Logitech in combinatie met de Logitech Tap voor de aansturing}

Room booking displays

Een beschikbare vergaderzaal vinden of gecancelde meetings waarbij de zaal niet werd vrijgegeven: een optimaal ruimtebeheer is niet altijd evident. Ook hier brengt technologie soelaas. 

Room booking displays zijn compacte schermpjes aan de inkom van je vergaderruimte die in één oogopslag de bezetting van de dag weergeven. Is de vergaderruimte bezet? Dan kleurt het scherm rood en vermijd je ongewenste stoorzenders. 

De room booking displays zijn gekoppeld aan het agendasysteem waarbij een check-in van medewerkers bij de start van de meeting vereist is. Volgt er geen check-in? Dan wordt de ruimte automatisch vrijgegeven in de agenda en is deze opnieuw beschikbaar voor een andere meeting!

^{Etex zet in op roombooking displays aan de ingang van elke vergaderzaal voor een optimaal ruimtebeheer.}

Net zoals alle andere ruimtes van je kantoor, moet ook je vergaderruimte je merkidentiteit ademen. Door je merkidentiteit te vertalen naar de inrichting van je vergaderruimte, weten medewerkers én (potentiële) klanten meteen waar het bedrijf voor staat. Een goede kantoor branding is met andere woorden cruciaal om medewerkers, bezoekers en klanten onder te dompelen in jouw bedrijfscultuur. Kortom: zorg ervoor dat de inrichting en je vergaderruimte helemaal in lijn ligt met je bedrijfsidentiteit: zo maak je het verschil!

Tip: benut hierbij ook zeker het presentatiescherm in de meeting room als (intern) communicatiemiddel, zie ook hierboven.

Een algemene vuistregel: voorzie een minimale afmeting van 2 m² per deelnemer. Voor 1-op-1-gesprekken zijn vergaderruimtes van 4 m² ideaal. Denk ook na of je een gesloten of open vergaderruimte verkiest en wat het doel is van de vergaderruimte (zie ook tip 1). 

^{Kies de beste opstelling en technologieën afhankelijk van het doel van je meeting room en het aantal deelnemers. Bron afbeelding: Logitech}

Tijdens een vergadering is comfort belangrijk, schenk daarom zeker ook voldoende aandacht aan het keuzeproces van de juiste stoelen en tafels. Investeer in duurzame en ergonomische bureau- en vergaderstoelen. Het prijskaartje ligt misschien wat hoger, maar deze duurzame varianten gaan doorgaans langer mee, waardoor je in the long run geld uitspaart! 

Denk ook na over de vorm van de tafel. Zo is een druppelvormige of ovale tafel voor een ruimte waar heel wat videoconferencings plaatsvinden aan te raden omdat op deze manier iedereen steeds goed in beeld komt. 

Niets zo vervelend als een videoconferencing waarbij de kwaliteit van de audio niet goed is. De geluidskwaliteit wordt niet alleen bepaald door de kwaliteit van de speaker, ook de akoestiek in de vergaderruimte speelt hierin een belangrijke rol.

Voor de beste captatie van geluid, zet je best in op geluiddempende hulpmiddelen zoals akoestische mosbollen, plafondpanelen en de juiste vloerbekleding.

^{De juiste plafond- en vloerbekleding doet wonderen én draagt bovendien bij aan je merkidentiteit. Bron foto: Rockfon}

Klaar om jouw vergaderruimtes onder handen te nemen? 

Wil je graag persoonlijk advies of meer informatie over de mogelijkheden? 

Contacteer Wim via wdebal@dobit.com of bezoek onze pagina rond 'efficiënt vergaderen' en ontdek onze oplossingen.